Tips och tricks för Outlook

Outlook kan göra mycket mer än att sortera e-postmeddelanden från nyaste till äldsta. Programmet är ett kraftpaket för funktionalitet och vi slår vad om att du kan hitta något här som du kan använda dig utav.

Även om Gmail tar sig in på den professionella marknaden och Apple har en egen e-postläsare för Mac är Microsoft Outlook väldigt utbrett i jobbsammanhang. Inte minst för att det ingår i Officepaketet tillsammans med Word, Excel med mera. 

Men använder vi verktyget på rätt sätt? Knappast. Här kommer några tips och tricks för Outlook:

Se snabbt vilka e-postmeddelande som inte riktigt är för dig

Vi är generösa med e-posten, det kostar ingenting att sätta folk på kopia, och om du är chef är det vanligt att man ofta hamnar på kopia i allt möjligt som skickas runt inom företaget. Det är helt enkelt väldigt lätt att lägga till flera i mejlet och då gör vi ofta det rätt frikostigt. 

Skulle det inte vara fantastiskt att med en snabb överblick kunna se i den överfulla inkorgen vad du ska prioritera och vad som kan vänta lite, eller saker som bara ska få ligga tills vidare?

Svaret ligger i färgkodningen av e-postmeddelanden med regler och kategorier. 

Skapa en regel i Outlook (Arkiv > Hantera regler och aviseringar > Ny regel) som säger exempelvis att alla e-postmeddelande där du inkluderas som kopia ska färgas i en speciell färg. Detta och fler regler kan du sätta upp där.

Prenumerera på andra kalendrar

De flesta av oss kanske har aktiverat kalendervisning för helgdagar i Sverige, men kom ihåg att du även kan göra detta för andra länder. Om du gör mycket affärer med exempelvis Storbritannien är det bara att googla på kalendern efter vad britterna kallar det, "Bank holidays" och kopierar sedan den föreslagna adressen. Det är allt, du kan lägga till det i Outlook och ha full kontroll.

Eller vill du veta när Manchester United eller Liverpool spelar matcher så att du kan koppla av lite? Du kan ange en kalender som uppdateras automatiskt när matcher flyttas.

Hur gör du det? Gå till Outlook.com på webben. Under datumen i kalendern till vänster ser du Lägg till kalender eller Add calendar på engelska. Klicka där, klistra in adressen så är du igång.

Vill du exempelvis även ha kalender för Riksdagens händelser, så kan du lösa även det.

Kalender eller e-post. Måste vi välja?

Outlook är både ett e-postprogram och en kalender. Är du trött på att flytta fram och tillbaka mellan de två och öppna e-postmeddelanden om och om igen? Det är möjligt att ha e-posten i ett fönster och kalendern i ett annat för att få ett bättre flöde i ditt dagliga IT-liv.

I Windows högerklickar du på Kalender och väljer Öppna nytt fönster, och kan växla mellan dem utan att stänga fönstren. Vi rekommenderar Alt+Tab, men du kan göra som du vill. 

(På en Mac högerklickar du på Outlook-ikonen längst ner på menyraden)

Skicka din kalendern till en extern kontakt

Vi lägger alldeles för mycket tid på att koordinera möten med människor utanför organisationen. Det är enkelt att boka möten med kollegor, du kan till och med låta Outlook hitta nästa gemensamma möjliga mötestid med Schemaläggningsassistenten. Men hur är det med människor utifrån? Har du upplevt att mejla fram och tillbaka i flera dagar för att hitta ett möte? Varför inte istället skicka din kalender till dem och låta dem välja en tid om passar dem?

På datorer med Windows fungerar det bra. För Mac har vi inte sett funktionaliteten användas än (men kommentera gärna nedan om det finns ett knep).  

Här är funktionen för en Windows-dator >

Skicka senare

Många jobbar kvällar och helger, men det kan finnas flera anledningar till att man kanske inte vill skicka ut ett e-postmeddelande just där och då. Du kanske vill att ditt e-postmeddelande är de första mottagaren ser på morgonen, att det hamnar i inkorgen klockan 08:00 eller planera att tillkännage en nyhet eller liknande.

Då har Outlook en trevlig funktion för att skicka e-post senare, d.v.s inte just nu. För Windows-användare kallas det "Fördröj leverans". 

När du skrivit ditt mejl går du till fliken Alternativ och längst till höger hittar du Fördröj leverans, när du trycker där får du upp en ny ruta. Markera kryssrutan Leverera inte före under Leveransalternativ och fyll sedan i det leveransdatum och den tid du vill att det ska skickas ut. När du är klar med e-postmeddelandet väljer du att Skicka. E-postmeddelandet skickas du ut den tid du angivit. 

Mac-användare hittar funktionen direkt på Skicka/Send-knappen.

Några smarta kortkommandon

Alla som jobbar snabbt vet att jobbet görs snabbare om handen kan stanna på tangentbordet. Så här är några trevliga genvägar som påskyndar arbetsdagen:

Det finns många flergenvägar för Mac här och Windows här. 

Till sist, tre bra personer med bra Outlook-tips och tricks på Youtube. 

Top 20 Microsoft Outlook Tips & Tricks >

Top 10 Outlook Tips EVERY Professional NEEDS to know >

Top 20 Microsoft Outlook Tips and Tricks // All the Outlook features you didn't know about! >