Låt oss komma överens om en sak: PowerPoint kan vara ett tidsfördriv. Alldeles för många sitter alldeles för länge och pillar med detaljer. Därför får du här fem knep som kan spara tid när du ska jobba med presentationer.
Många har suttit med fruktansvärt tråkiga presentationer med festliga typsnitt, alldeles för mycket text och slarviga bilder. Det är vad vi kallar "Death by PowerPoint". Det är en ond cirkel: Dåliga presentationer leder till dålig kommunikation vilket leder till dåliga kundrelationer som leder till misslyckad försäljning som leder till mindre intäkter vilket leder till mindre utbildning vilket leder till sämre presentationer och så vidare.
Vi tänker inte visa dig tjusiga presentationer med animationer och andra saker som bara tar bort uppmärksamheten. Vi ska visa dig något som gör PowerPoint till ett bättre arbetsverktyg. Vi är trots allt på jobbet.
1. Spara tid genom att låta Microsoft fixa designen
Alla har upplevt att det går åt alldeles för mycket tid på att få era "slides" att se bättre ut. Microsoft har noterat detta, så de har skapat något för att hjälpa till med just det. Låt oss säga att du behöver lite text och lite bilder. Sedan kan du egentligen bara skriva in det lilla du har att säga och sedan slumpmässigt skjuta in bilden på plats. Då kan det se ut som så här:
Bilden är uppenbarligen för stor och kommer i vägen för texten. Men det är helt okej, för till höger när vi är under fliken "Start" har vi något som heter "Designidéer".
Här föreslår PowerPoint några olika alternativ på design till höger, och vi tycker den tredje ser bra ut för vårt ändamål. Så vi väljer den, och sparar en del tid.
Då blir det så här: 
Vi kan diskutera vidare om det är den absolut bästa designen, men vi skulle säga att den är tillräckligt bra för en presentation, och den gör också ett bra jobb om du har fler bilder. Du kan klicka dig runt och se om du hittar en finare bild, PowerPoint är bra på att komma med idéer, enkla och mer komplicerade bilder som detta exempel:
2. Få allt snyggt på rad
Många lägger ner mycket dyrbar tid på att få text, grafik och bilder att ligga på rad. Kanske börjar det med att det ser ut som så här:
Istället för att lägga tid på att exempelvis försöka hitta rätt stödlinje att följa. så är det effektivare att använda justeringsfunktionen. Då hamnar allt i ordning. Gör så här: Markera allt du vill strukturera, under fliken Start går du till höger och trycker på Ordna, under"placera objekt" trycker du på Justering och sist Vänsterjustera för att få det till vänster (finns fler alternativ).
Då blir det som följande:
Men vänta, vi är inte klara än! De 6 elementen är fortfarande ojämnt fördelade vertikalt. Så vi går till samma meny som tidigare (ovan) och väljer "Fördela lodrätt".
Då blir det sorterat symmetriskt så det är lika mycket mellanrum mellan raderna som följande:
Sådär! Då sparade vi lite tid där.
3. Få kontroll på typsnitten
Det finns inget som säger "Jag har stulit en del grejer från andra presentationer" lika mycket som när du har många olika typsnitt i din presentation. Låt oss säga att det ser ut så här:
Här har vi tre typsnitt, och vi skulle vilja ha samma på allt. Det är lätt att ändra. Du behöver inte gå igenom varje bild/slide och ändra, utan du går bara till "ersätt-funktionen" som ligger till höger under Start-fliken och trycker på Ersätt teckensnitt. Då ser du alla typsnitt som används i presentationen och du kan byta ut dem. Det ser ut så här:
När vi öppnar rullgardinsmenyn ser vi typsnitten som används i presentationen:
Nu väljer du enkelt vilket av alla typsnitt i presentationen du vill ändra, och till vilket typsnitt det ska bli. Funktionen märker snabbt när ett av de gamla typsnittet försvunnit då du bytt ut det och din lista blir mindre och mindre med färre typsnitt beroende på hur många du vill ha i presentationen.
Vilket typsnitt ska du använda istället? Det är upp till dig eller policyerna för företaget du arbetar för, men du kanske vill välja ett typsnitt som fungerar i PowerPoint för både Windows och Mac, så du har kontroll över utseendet även när du skickar det från dig eller presenterar det från en annan dator.
Snabb tillgång till det du arbetar med ofta
Vi är trötta på att behöva gå igenom rullgardinsmenyer och undermenyer för att komma åt vad vi behöver göra. Det finns en lösning som sparar tid. I den färgade menyraden högst upp finns redan några kommandon, som Spara, Ångra, Upprepa och så vidare. Det finns plats för fler. Längst till höger finns det tre prickar, eller i mitt fall en pil som pekar neråt.
Trycker du på den kan du lägga till alla kommandon du använder ofta, och som du vill ha tillgång till oavsett vilket flik eller meny du befinner dig i när du jobbar i PowerPoint. Du kan lägga till kortkommandon på det vi pratat om idag och även allt annat du kan tänka dig som du vanligtvis hittar i menyn. När du väl lagt till kommandon så byggs den färgglada menyn på, näst längst till höger på bilden ser ni till exempel knappen vi lagt dit som justerar allt till vänster på presentationen. Tryck på prickarna/pilen och sen Fler kommandon... Så kommer du att hitta att det finns en hel värld med funktioner där som kan vara användbara att komma åt snabbt.
Om du vill veta mer om PowerPoint och se några eleganta drag du kan göra för att förbättra ditt användande i PowerPoint, följ Leila Gharani på YouTube. Mycket av det vi skrivit om i den här artikeln kommer från henne.
