Känner du igen ett svagt handslag och intrycket det ger? Handslaget är vår första signatur när vi träffar nya människor och ska vara solid, bestämd och målmedveten. Vilket intryck gör det i arbetslivet, om du i din första videokonferens med en kund kämpar med sprakade ljud, dålig bild och en nätverksuppkoppling som hela tiden försvinner?
Videokonferensen är ett av våra viktigaste hjälpmedel i ett digitaliserat arbetsliv. Samtalen går kors och tvärs och det ska helst fungera sömlöst, men gör tyvärr inte alltid det. Därför väljer vi att jämföra de tekniska egenskaperna hos en videokonferens med ett handslag. Det ska vara solid, fast och målmedvetet. Allt ska fungera!
Det finns många bra lösningar där ute som Skype for Business, Cisco Sparks, Microsoft Teams, Apple FaceTime och Google Hangouts. Tillsammans har dessa förändrat vårt sätt att arbeta. Vi blir inte bara mer produktiva med videomöten, men det bidrar också till att minska behovet av pendling och affärsresor, vilket är bra för oss, för våra företag och mer allmänt för vår planet.
För många slappa handslag
För många företag har videokonferenser blivit normen för hur möten hålls. Ändå börjar dessa möten lite för ofta med: "Hej, hör du mig nu?", "ser du mig?" eller andra tekniska frågor. I värsta fall får man ingen kontakt alls och blir sittandes och ropar på varandra. Vi har alla varit där. Det upplevs som oprofessionellt - det är helt enkelt ett "svagt handslag".
Så hur får man ett professionellt och fast handslag över video?
Ha kontroll på din sida av skärmen
Du kan inte kontrollera vad som händer på andra sidan av skärmen, men du kan åtminstone se till att allt går smidigt på din sida av skärmen.
1. Kontrollera att internet är OK innan du ringer
Detta är kanske den viktigaste, men mest ignorerade punkten på denna lista, och det är inte så konstigt. Idag förväntar vi oss helt enkelt att internet alltid ska fungera, men det gör det tyvärr inte alltid, och det är svårt att ta reda på när du har en potentiell kund som väntar på linjen.
Tips: Investera i en dator med en 4G-modul och ett inbyggt SIM-kort. Du har inte tid att ha en dålig internetuppkoppling.
2. Använd en bra webbkamera som är avsedd för videomöten och konferenser
De flesta nyare bärbara datorer har en inbyggd kamera, och de blir hela tiden bättre. Samtidigt är den inte idealisk för professionella möten vad gäller vinkel och bildkvalitet. Köp en webbkamera, sätt upp den på skärmen och titta på personerna du pratar med. Det ger snabbt ett mer professionellt intryck.
Du hittar våra webbkameror här >
3. Använd en extern mikrofon
Du kommer inte långt bara genom att bli sedd - det är lika viktigt, eller ännu viktigare att bli hörd. Brist på ljud är ofta det största hindret för kommunikation vid videomöten.
En extern mikrofon, oavsett om den är inbyggd i ett headset, eller den typen som kan placeras på bordet i mötesrummet så att alla hörs, kommer att vara bättre än den inbyggda mikrofonen på en bärbar dator. Kom bara ihåg att välja den externa mikrofonen som ingångskälla för ljud i inställningarna på din dator.
Använd hörlurar när du kan - även om vissa bärbara datorer och programvara kan stänga av den inbyggda mikrofonen automatiskt när andra talar, är de långt ifrån perfekta. Vi rekommenderar hörlurar med brusreducering. Hos oss använder alla på kontoret sådana headset och det är oöverträffat när det kommer till tvåvägskommunikation.
4. Ha presentationer och anteckningar redo i förväg
Var väl förberedd inför mötet och hitta relevanta dokument innan du ansluter till mötet. När du visar en presentation eller annat med delad skärm vill du inte gå igenom din inkorg för att hitta den senaste versionen av presentationen som din chef skickade till dig precis innan mötet. Lägg alla anteckningar och presentationer för mötet redo på skrivbordet, så att du inte behöver visa upp din inkorg eller mappar i datorn.
Tid, pengar och miljö sparas
Videokonferenser sparar företaget på möteskostnader och resekostnader som transport, hotell och kost för deltagarna. Samtidigt sparar vi miljön från ytterligare belastningar i form av flyg och utsläpp från bilar. Hur som helst är tiden du sparar kanske den största besparingen för ditt företag.
Tänk dock på att alla möten inte är lämpliga som videokonferenser. Du ska aldrig underskatta värdet av att kunna träffa andra människor ansikte mote ansikte i ett mötesrum. Beroende på mötes form och innehåll måste du bedöma om en videokonferens är det lämpligaste, och om det visar sig vara så, glöm inte bort att säkerställa att du ger ett "fast handslag" med en teknisk felfri videokonferens.
Vi kan troligtvis tyvärr inte hjälpa dig med vad du ska säga och besluta i mötet, men låt oss gärna ordna allt tekniskt så att du åtminstone kan fatta de bästa besluten.
